[justify]Vamos a dejarlo claro desde el inicio. Prepararse bien para una reunión es el 50% de las razones de éxito de la reunión.[/justify]
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[justify]Pero ¿qué es prepararse para una reunión? ¿Hacer una agenda y circularla previamente a todos los asistentes? En parte, pero no únicamente. Existen varias opciones adicionales a preparar que revisten igual o superior importancia a la agenda.[/justify]
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[h2]1. Defina un objetivo claro, único y significativo para la reunión.[/h2]

En el ámbito empresarial, las reuniones son una parte fundamental para la toma de decisiones, la generación de ideas y la coordinación de equipos. Sin embargo, muchas veces las reuniones pueden resultar poco efectivas si no se establecen objetivos claros desde el principio.

Definir objetivos claros en las reuniones es fundamental porque permite tener un enfoque claro y evitar que se pierda tiempo en discusiones innecesarias o en temas que no son relevantes. Cuando los participantes de una reunión conocen el propósito y los objetivos específicos a conseguir, se pueden enfocar en las tareas y los temas relevantes, lo cual aumenta la productividad y eficacia de la reunión.

Los objetivos claros también facilitan la medición del éxito de la reunión, ya que se pueden evaluar los resultados en función de lo que se esperaba lograr. Además, establecer objetivos claros ayuda a todos los participantes a estar alineados y comprometidos con el propósito de la reunión.

En resumen, definir objetivos claros en las reuniones es esencial para aumentar la productividad, evitar la dispersión de temas irrelevantes y lograr resultados concretos.

[h2]2. Pasos para establecer metas concretas en la gestión de la reunión[/h2]

La gestión efectiva de una reunión comienza con la definición de metas concretas y alcanzables. Estos son los pasos clave para establecer metas claras en la gestión de una reunión:

[b]Paso 1: Identificar el propósito de la reunión: [/b] Antes de iniciar la planificación de la reunión, es importante identificar el propósito principal de la misma. ¿Qué se espera lograr en la reunión? ¿Cuál es el tema o problema principal a tratar? Estas preguntas ayudarán a definir el propósito y establecer metas concretas.

[b]Paso 2: Definir objetivos específicos: [/b] Una vez que se ha identificado el propósito principal de la reunión, es necesario desglosarlo en objetivos específicos y alcanzables. Los objetivos deben ser claros, medibles y realistas para que puedan ser evaluados al final de la reunión.

[b]Paso 3: Establecer un tiempo límite: [/b] Es fundamental establecer un tiempo límite para cada objetivo de la reunión. Esto ayuda a enfocar la discusión y evita que se prolongue más de lo necesario.

[b]Paso 4: Comunicar y acordar los objetivos: [/b] Una vez que se han establecido los objetivos, es importante comunicarlos claramente a todos los participantes de la reunión. Además, es recomendable obtener el acuerdo y compromiso de los participantes para lograr los objetivos establecidos.

[size=4]3. Analizar las posibles desviaciones que pueden ocurrir y prevenir las soluciones a aplicar.[/size]

Si crees que la reunión no tendrá desviaciones, estás abordando el proceso de preparación para la reunión con inocencia por lo menos, si no es que con cierto grado de inexperiencia. La mejor forma de resolver las desviaciones es evitar que ocurran, lo uqe no siempre es posible. Así que la segunda mejor forma de resolverlas es prevenirlas y saber qué hacer cuándo se presenten. Si conoces las dinámicas y problemas sistémicos de la organización para la que trabajas, copncer cómo se puede desviar una reunión no debe de ser problema para ti. Si no estás familiarizado con estas dinámicas complejas, ya sabes en qué usar tu tiempo previo a la reunión.

[size=4]4. Preparar de antemano las vacunas necesarias para mantener la reunión dentro de lo planificado.[/size]

Vacunar, además de ser un importante avance de la medicina, es una técnica efectiva cuando de mantener las reuniones en tiempo y forma se trata. La vacunación consiste en anticipar las desviaciones al plan que pudieran ocurrir y desmontarlas desde antes de que sucedan. Por ejemplo, si yo sé que cuando se toca un tema de ventas inevitablemente se va a derivar hacia un asunto en operaciones, puedo empezar la reunión diciendo que derivar el asunto de ventas a operaciones es una muestra de poca creatividad o ganas de resolver el problema. Hazto seguido, buscaría que los participantes estuviesen de acuerdo con mi afirmación y, ¡vacunados! Esta técnica se puede usar con los clientes que plantean objeciones o en política, área en la cual me sorprende lo poco y mal que usan esta técnica tan útil para, al menos, ahorrra tiempo y dinero.

5. Analiza a los participantes y anticipa sus probables respuestas para controlarlas y dirigirles hacia el objetivo definido.

Sin duda, conocer a los participantes en aspectos tales como su grado de participación, su carácter, sus personalidades, su capacidad de expresarse con claridad y muchas otros rasgos personales, puede ayudarnos, y mucho, a mantener la reunión por buen camino y alcanzar el mejor resultado posible. Es importante que el líder de la reunión muestre suficiente empatía con los participantes para poder impulsar conductas necesarias sin herir sensibilidades. El líder de la reunión debe de ser un gran comunicador, un excelente mediador, una extraordianrio motivador, tremendamente organizado y mentalmente estructurado si quiere que el resultado de la reunión borde la excelencia.

En resumen, preprarse para una reunión es tan importante como realizarla y saber conducirla. Establecer metas concretas en la gestión de una reunión es esencial para tener un enfoque claro, lograr resultados específicos y aumentar la productividad de la reunión. Pero si llegamos con la preparación insuficiente o inadecuada, dificilmente alcanzaremos los objetivos deseados. Prepararse para una reunión incluye el proceso de establecer metas, identificar el propósito, definir objetivos específicos, establecer un tiempo límite y comunicar/acordar los objetivos con los participantes. Además de una buena carga de psicología social y personal. Casi nada.

Cómo el manejo efectivo de las expectativas y una adecuada comunicación nos servirá para evitar malentendidos y conflictos.

1. Introducción: La importancia de una comunicación eficaz en la prevención de conflictos

Cuando se trata de evitar malentendidos y conflictos, la comunicación efectiva juega un papel fundamental. El compromiso con los resultados depende en gran medida de la claridad y precisión de las expectativas comunicadas. Sin una comunicación clara, las posibilidades de que surjan malentendidos aumentan drásticamente, lo que puede conducir rápidamente a conflictos y frustraciones.

Una comunicación efectiva no solo ayuda a establecer expectativas realistas y alcanzables, sino que también fomenta relaciones fuertes y de confianza entre las partes involucradas. Al comunicar de manera efectiva nuestras expectativas, podemos evitar malentendidos, establecer una base sólida para una colaboración exitosa y garantizar que todos estén en la misma página desde el principio.

2. Comprender el poder de las expectativas claras y concisas

El compromiso con los resultados se fortalece cuando nuestras expectativas son claras y concisas. Es importante identificar y expresar claramente lo que esperamos de los demás y, al mismo tiempo, asegurarnos de comprender lo que los demás esperan de nosotros. Las expectativas claras ayudan a eliminar cualquier ambigüedad y permiten a todas las partes involucradas trabajar hacia un objetivo común.

Al establecer expectativas claras, evitamos malentendidos y promovemos un ambiente de trabajo más productivo. Las expectativas que se comunican de manera precisa y directa tienen más posibilidad de ser comprendidas y cumplidas, lo que reduce las posibilidades de conflictos y frustraciones innecesarias.

3. Identificar las posibles barreras de comunicación y su impacto en las expectativas.

Es importante identificar las barreras de comunicación que podrían obstaculizar la comprensión de las expectativas. Estas barreras pueden incluir diferencias culturales, barreras lingüísticas, suposiciones incorrectas o falta de claridad en el mensaje. Si no nos damos cuenta de estas barreras, nuestras expectativas pueden no ser comprendidas correctamente por las demás personas, lo que puede conducir a conflictos e insatisfacción.

Para evitar estos problemas, es esencial tener en cuenta las posibles barreras y adaptar nuestra comunicación en consecuencia. Esto puede implicar el uso de un lenguaje más sencillo y claro, hacer preguntas para asegurarse de que las expectativas se hayan entendido correctamente y mostrar empatía hacia las perspectivas y experiencias de los demás.

4. Estrategias para un manejo efectivo de expectativas realistas y alcanzables

Establecer expectativas realistas y alcanzables es fundamental para evitar conflictos y frustraciones. Al establecer objetivos realistas, consideramos las limitaciones y capacidades de todas las partes involucradas. Esto implica tener en cuenta factores como el tiempo, los recursos y las habilidades necesarias para lograr los resultados esperados.

Una estrategia efectiva para establecer expectativas realistas es desglosar los objetivos en tareas más pequeñas y alcanzables. Esto ayuda a evitar la sobrecarga de trabajo y permite un progreso constante hacia el resultado final. Además, es esencial comunicar claramente cualquier cambio o ajuste en las expectativas a medida que surjan nuevas circunstancias.

5. El papel de la escucha activa en la comunicación eficaz de las expectativas

La escucha activa desempeña un papel clave en la comunicación efectiva de las expectativas. Al escuchar con atención, mostramos respeto hacia los demás y demostramos un genuino interés en comprender sus perspectivas y necesidades. Esto crea un ambiente de confianza y comprensión mutua, lo que facilita la comunicación abierta y clara de las expectativas.

Cuando nos dedicamos a la escucha activa, podemos captar cualquier malentendido o pregunta que surja durante la comunicación. También nos permite hacer preguntas para aclarar cualquier punto confuso y confirmar que nuestras expectativas se han comprendido correctamente. La escucha activa fortalece las relaciones y minimiza la posibilidad de conflictos debido a malentendidos o interpretaciones erróneas.

6. Utilizar técnicas de comunicación asertivas para transmitir expectativas con seguridad.

La comunicación asertiva es una habilidad esencial para transmitir nuestras expectativas de manera confiada y clara. Al ser asertivos, expresamos nuestras opiniones y necesidades de manera directa y respetuosa, sin violar los derechos de los demás. Utilizar técnicas de comunicación asertiva nos permite comunicar nuestras expectativas sin temor a represalias o a ser malinterpretados.

Para ser asertivos al comunicar nuestras expectativas, debemos practicar la claridad en nuestras palabras y utilizar un lenguaje conciso. También debemos ser respetuosos con los demás, escuchando sus perspectivas y respaldándolos en sus necesidades. La comunicación asertiva promueve un diálogo constructivo y abierto, lo que reduce la probabilidad de conflictos causados por expectativas mal comunicadas o interpretadas.

7. La importancia de la comunicación no verbal para transmitir expectativas.

No solo las palabras que usamos son importantes al comunicar nuestras expectativas, también debemos tener en cuenta nuestras expresiones faciales, gestos y postura corporal. La comunicación no verbal puede reforzar o contradecir nuestras palabras, por lo que es esencial estar conscientes de estas señales.

Cuando comunicamos nuestras expectativas, debemos prestar atención a nuestros gestos y expresiones faciales para asegurarnos de que estemos transmitiendo el mensaje correcto. Una postura abierta y receptiva puede demostrar apertura a diferentes perspectivas, mientras que una postura cerrada puede transmitir resistencia. Al ser conscientes de nuestra comunicación no verbal, podemos aumentar la efectividad de nuestras expectativas y evitar malentendidos innecesarios.

8. Utilizar herramientas de comunicación escrita para garantizar la claridad de las expectativas.

Además de la comunicación verbal, el uso de herramientas de comunicación escrita puede ser una forma efectiva de garantizar la claridad de las expectativas. Los correos electrónicos, las notas y los documentos formales pueden ser útiles para registrar y compartir información específica sobre expectativas y tareas.

Cuando utilizamos herramientas de comunicación escrita, debemos prestar atención a la claridad y concisión de nuestros mensajes. Es importante ser directos y asegurarnos de que nuestras expectativas estén claramente expresadas. Además, debemos estar disponibles para aclarar cualquier duda o malentendido que pueda surgir a través de la comunicación escrita.

9. Abordar los conflictos derivados de la falta de comunicación de las expectativas

A pesar de nuestros mejores esfuerzos, pueden surgir conflictos debido a malentendidos o comunicaciones deficientes de las expectativas. Cuando esto sucede, es importante abordar el conflicto de manera abierta y constructiva.

Para resolver estos conflictos, debemos estar dispuestos a escuchar a todas las partes involucradas y tratar de entender sus perspectivas. A través de la comunicación abierta y honesta, podemos identificar las áreas de conflicto y trabajar juntos para encontrar soluciones. La resolución de conflictos requiere empatía, flexibilidad y disposición para comprometerse, lo que nos permitirá avanzar hacia una colaboración más armoniosa y una comunicación efectiva en el futuro.

10. Consejos para la comunicación continua y la evaluación de las expectativas.

La comunicación y evaluación continuas de las expectativas son fundamentales para mantener relaciones fuertes y productivas. Aquí hay algunos consejos para asegurar una comunicación efectiva y una evaluación constante de las expectativas:

• Mantener una comunicación abierta y frecuente con todas las partes involucradas.
• Pedir retroalimentación regularmente para asegurarse de que las expectativas estén siendo cumplidas.
• Ser flexible y estar dispuesto a ajustar las expectativas según sea necesario.
• Reconocer y valorar los logros alcanzados en función de las expectativas establecidas.
• Si surge un conflicto, abordarlo de inmediato y buscar una solución constructiva.

¡Comunica tus expectativas de manera efectiva y evita conflictos!

La comunicación efectiva de las expectativas es esencial para mantener relaciones sólidas y evitar conflictos innecesarios. Al establecer expectativas realistas, utilizar técnicas de comunicación asertiva, prestar atención a la comunicación no verbal y utilizar herramientas de comunicación escrita, podemos asegurarnos de que nuestras expectativas sean comprendidas y cumplidas.

Recuerda, la comunicación no es solo hablar, también implica escuchar y estar dispuesto a adaptarte. Al seguir estos consejos y mantener una comunicación clara y continua, puedes establecer [b]el compromiso con los resultados[/b] y fomentar un ambiente de trabajo armonioso y productivo.

¡Comienza a comunicar tus expectativas de manera efectiva hoy mismo!

Qué es un consultor. Es evidente que en la sociedad moderna hay sustantivos que se utilizan con indolencia y, las más de las ocasiones, con una impropiedad insultante. Eso ocurre sobre todo cuando usamos un verbo inespecífico y lo sustantivamos.

Por ejemplo, del verbo opinar, verbo que no tiene significado preciso, surge el sustantivo opinión. Del verbo amar, surge el sustantivo amor, otra palabreja de imposible definición. Y del verbo consultar, surge la palabra consulta, y a quien se le consulta se le llama consultor.

En política, el uso de estas palabras denominadas nominalizaciones es perverso, alevoso e indecente. Cuando llamamos a alguien fascista, sabiendo que esa palabra, Fascismo, no tiene una definición precisa, estamos abusando indecentemente de la vaguedad de la palabra.

Lo mismo pasa con palabras como comunista, esos que comparten lo público pero no lo propio, conservador, si acaso aplicable al director de algún museo, o neoliberal, como si no se pudiera ser liberal y nuevo al mismo tiempo, y me refiero a cuando se usa de manera despectiva.

Regresando a la palabra consultor, nos encontramos con un uso tan descabelladamente impropio que ser consultor, puede simple y llanamente no significar nada. Nada en absoluto. Por eso se usa para casi todo.

Con facilidad hoy en día, puedes encontrar que un consultor es el que vende contratos de energía eléctrica, con engaños en muchas ocasiones, el que da consejos de belleza, el que conoce cómo desarrollar algún tipo de software de aplicación empresarial, el que ahora prefiere llamarse y ser llamado Coach, etc.

Reconozco que yo tampoco tengo la definición absoluta de la palabra consultor, pero algo sé de ello, por lo que me voy a atrever a decir qué es y qué no es un consultor, según mi opinión únicamente. Empecemos, para ser lo más natural posible, por lo negativo definiendo qué no es un. Vamos, qué no te hace consultor.

Lo que no es ni te hace consultor.

1. Un título académico no te hace consultor, como tampoco te hace profesor, por mucho que sepas al respecto de la materia que te piden enseñar. Reducir un consultor a un título académico o un profesor a sus conocimientos es una reducción al absurdo de ambas profesiones. Desafortunadamente, demasiado frecuentes. Ambos, consultor y profesor, requieren algo más que conocimientos y ese algo más se llama vocación. Por cierto, esta última palabra de imposible definición también. Lo lamento.

2. Haber sido un alto directivo o directiva de una organización importante en tamaño, tampoco te hace consultor. Te puede hacer una especie de espía industrial, conocedor de mejores prácticas de algún sector específico de la industria o, simplemente, un nuevo directivo a quien no hay que enseñarle mucho antes de que se ponga a trabajar.

3. Dar consejos en el campo que sea no te hace consultor, solo te hace consejero.

4. Vender algo no requiere que seas consultor, ya que, por definición, si vendes algo tu percepción acerca de ese algo ya no es objetiva por lo que tu opinión no cuenta. No eres alguien a quien consultar con confianza suficiente como para hacerte caso.

Qué sí puede hacerte pasar por consultor y, además, parecerlo.

1. Desde luego, vocación. Como ya he dicho, es una palabra complicada de definir. Imposible, de hecho. Perro se ve en la cara de una persona cuando disfruta lo que hace. Hace años, al llegar a vivir a España por segunda vez, escribí un artículo acerca de los autónomos, esos empresarios independientes a quienes, en España, nadie ayuda.

Me daba yo cuenta de que, en plena crisis, muchos desempleados decidían emprender, pero sola hasta conseguir un nuevo trabajo fijo, momento en el que el emprendimiento se iba al baúl de los recuerdos. No eran emprendedores por vocación sino porque no les quedaba otra. No tenían vocación de emprender. Y se notaba.

2. Un método. El método no hace al consultor, pero lo distingue. Una empresa de consultoría que quiera diferenciarse en el mercado debe de tener un método propio y una identidad definida. Es exactamente igual en el caso de los coaches, en los que la experiencia como única distinción, no es suficiente.

3. Experiencia. Desde luego, si se cuenta con un método y la vocación adecuada, la experiencia sí es importante. El título universitario es, por supuesto, importante también, aunque no lo más. No sé si imprescindible. Conocí enormes consultores, capaces de transformar organizaciones complejas, sin título universitario alguno. Cargados con un gran sentido común y un método eficaz, eran capaces de resultados sorprendentes. Si se necesita alguien muy técnico en algo, mejor contratarlo como empleado y no como consultor. Los mejores expertos en cualquier sector de la industria ya trabajan como empleados en dichas industrias. Que un consultor llegue diciendo saber más que los que ya están, es la fórmula perfecta para el rechazo y el fracaso del proceso de cambio.

4. Además de conocimiento de un método, el consultor de raza pura, muestra evidentes habilidades sociales, entre las que destacan la capacidad de comunicarse asertivamente, la habilidad para persuadir e influir en la conducta de los demás o trabajar en equipo, aun con personas que piensan muy diferente. También requiere de altas dosis de automotivación, ya que, en circunstancias normales, casi todos los consultores trabajan en base a resultados. Y hago énfasis en la palabra “trabajan”, no “cobran”. Esto último, cobrar de los resultados, es un error de principiante o un lujo que sólo determinadas consultoras, fiscales o energéticas, por ejemplo, se pueden dar.

Ser consultor ha sido la pasión de mi vida, teniendo, en ocasiones, que hacer caso omiso del canto de las sirenas de un cliente que me quería contratar como empleado, porque le había gustado mucho mi trabajo de consultor. No te engañes. Lo que logras como consultor no lo logras como empleado. Hubiera sido cuestión de tiempo empezar a decepcionar y a escuchar “no resultó tan efectivo como pintaba”.

Ni son todos los que están, ni están todos los que son. Otro refrán: son muchos los llamados, pero pocos los elegidos. Ambos refranes los aprendí de un consultor.