[justify]Vamos a dejarlo claro desde el inicio. Prepararse bien para una reunión es el 50% de las razones de éxito de la reunión.[/justify]
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[justify]Pero ¿qué es prepararse para una reunión? ¿Hacer una agenda y circularla previamente a todos los asistentes? En parte, pero no únicamente. Existen varias opciones adicionales a preparar que revisten igual o superior importancia a la agenda.[/justify]
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[h2]1. Defina un objetivo claro, único y significativo para la reunión.[/h2]
En el ámbito empresarial, las reuniones son una parte fundamental para la toma de decisiones, la generación de ideas y la coordinación de equipos. Sin embargo, muchas veces las reuniones pueden resultar poco efectivas si no se establecen objetivos claros desde el principio.
Definir objetivos claros en las reuniones es fundamental porque permite tener un enfoque claro y evitar que se pierda tiempo en discusiones innecesarias o en temas que no son relevantes. Cuando los participantes de una reunión conocen el propósito y los objetivos específicos a conseguir, se pueden enfocar en las tareas y los temas relevantes, lo cual aumenta la productividad y eficacia de la reunión.
Los objetivos claros también facilitan la medición del éxito de la reunión, ya que se pueden evaluar los resultados en función de lo que se esperaba lograr. Además, establecer objetivos claros ayuda a todos los participantes a estar alineados y comprometidos con el propósito de la reunión.
En resumen, definir objetivos claros en las reuniones es esencial para aumentar la productividad, evitar la dispersión de temas irrelevantes y lograr resultados concretos.
[h2]2. Pasos para establecer metas concretas en la gestión de la reunión[/h2]
La gestión efectiva de una reunión comienza con la definición de metas concretas y alcanzables. Estos son los pasos clave para establecer metas claras en la gestión de una reunión:
[b]Paso 1: Identificar el propósito de la reunión: [/b] Antes de iniciar la planificación de la reunión, es importante identificar el propósito principal de la misma. ¿Qué se espera lograr en la reunión? ¿Cuál es el tema o problema principal a tratar? Estas preguntas ayudarán a definir el propósito y establecer metas concretas.
[b]Paso 2: Definir objetivos específicos: [/b] Una vez que se ha identificado el propósito principal de la reunión, es necesario desglosarlo en objetivos específicos y alcanzables. Los objetivos deben ser claros, medibles y realistas para que puedan ser evaluados al final de la reunión.
[b]Paso 3: Establecer un tiempo límite: [/b] Es fundamental establecer un tiempo límite para cada objetivo de la reunión. Esto ayuda a enfocar la discusión y evita que se prolongue más de lo necesario.
[b]Paso 4: Comunicar y acordar los objetivos: [/b] Una vez que se han establecido los objetivos, es importante comunicarlos claramente a todos los participantes de la reunión. Además, es recomendable obtener el acuerdo y compromiso de los participantes para lograr los objetivos establecidos.
[size=4]3. Analizar las posibles desviaciones que pueden ocurrir y prevenir las soluciones a aplicar.[/size]
Si crees que la reunión no tendrá desviaciones, estás abordando el proceso de preparación para la reunión con inocencia por lo menos, si no es que con cierto grado de inexperiencia. La mejor forma de resolver las desviaciones es evitar que ocurran, lo uqe no siempre es posible. Así que la segunda mejor forma de resolverlas es prevenirlas y saber qué hacer cuándo se presenten. Si conoces las dinámicas y problemas sistémicos de la organización para la que trabajas, copncer cómo se puede desviar una reunión no debe de ser problema para ti. Si no estás familiarizado con estas dinámicas complejas, ya sabes en qué usar tu tiempo previo a la reunión.
[size=4]4. Preparar de antemano las vacunas necesarias para mantener la reunión dentro de lo planificado.[/size]
Vacunar, además de ser un importante avance de la medicina, es una técnica efectiva cuando de mantener las reuniones en tiempo y forma se trata. La vacunación consiste en anticipar las desviaciones al plan que pudieran ocurrir y desmontarlas desde antes de que sucedan. Por ejemplo, si yo sé que cuando se toca un tema de ventas inevitablemente se va a derivar hacia un asunto en operaciones, puedo empezar la reunión diciendo que derivar el asunto de ventas a operaciones es una muestra de poca creatividad o ganas de resolver el problema. Hazto seguido, buscaría que los participantes estuviesen de acuerdo con mi afirmación y, ¡vacunados! Esta técnica se puede usar con los clientes que plantean objeciones o en política, área en la cual me sorprende lo poco y mal que usan esta técnica tan útil para, al menos, ahorrra tiempo y dinero.
5. Analiza a los participantes y anticipa sus probables respuestas para controlarlas y dirigirles hacia el objetivo definido.
Sin duda, conocer a los participantes en aspectos tales como su grado de participación, su carácter, sus personalidades, su capacidad de expresarse con claridad y muchas otros rasgos personales, puede ayudarnos, y mucho, a mantener la reunión por buen camino y alcanzar el mejor resultado posible. Es importante que el líder de la reunión muestre suficiente empatía con los participantes para poder impulsar conductas necesarias sin herir sensibilidades. El líder de la reunión debe de ser un gran comunicador, un excelente mediador, una extraordianrio motivador, tremendamente organizado y mentalmente estructurado si quiere que el resultado de la reunión borde la excelencia.
En resumen, preprarse para una reunión es tan importante como realizarla y saber conducirla. Establecer metas concretas en la gestión de una reunión es esencial para tener un enfoque claro, lograr resultados específicos y aumentar la productividad de la reunión. Pero si llegamos con la preparación insuficiente o inadecuada, dificilmente alcanzaremos los objetivos deseados. Prepararse para una reunión incluye el proceso de establecer metas, identificar el propósito, definir objetivos específicos, establecer un tiempo límite y comunicar/acordar los objetivos con los participantes. Además de una buena carga de psicología social y personal. Casi nada.
