Las reuniones de trabajo exitosas son fundamentales para el progreso de cualquier proyecto o empresa. Sin embargo, lograr que estas reuniones sean efectivas puede presentar varios desafíos. Desde coordinar agendas hasta asegurar una comunicación clara y efectiva, los obstáculos son variados. En este artículo, exploraremos los retos más comunes que puedes encontrar en una reunión de trabajo y te ofreceremos estrategias prácticas para superarlos, asegurando así el éxito de tus encuentros profesionales.

Claves para Reuniones Exitosas

Lograr reuniones de trabajo exitosas es fundamental para el progreso y la eficiencia de cualquier equipo. No se trata solo de juntarse y hablar, sino de hacerlo con un propósito claro y alcanzable. La clave está en la organización previa, el establecimiento de objetivos claros y la participación activa de todos los miembros del equipo.

Una de las primeras consideraciones para tener reuniones de trabajo exitosas es definir el propósito de la reunión. Esto ayuda a mantener el enfoque y asegura que todos los participantes estén alineados con los objetivos a alcanzar. Sin un propósito claro, es fácil desviarse del tema central y perder tiempo valioso.

Otro aspecto importante es la puntualidad y el respeto por el tiempo de los demás. Empezar y terminar a tiempo las reuniones de trabajo exitosas demuestra consideración por los participantes y contribuye a crear un ambiente de respeto mutuo. Esto también ayuda a mantener la energía y atención de todos durante el encuentro.

Finalmente, para garantizar reuniones de trabajo exitosas, es crucial el seguimiento post-reunión. Esto incluye:

  • Enviar un resumen de lo discutido.
  • Definir los pasos a seguir.
  • Asegurar que todos los participantes tienen claras sus responsabilidades.
  • Fijar la fecha para la próxima reunión si es necesario.

Preparación Antes de la Reunión

La preparación antes de la reunión es un paso crítico para asegurar reuniones de trabajo exitosas. Esto implica definir claramente los objetivos, preparar una agenda detallada y distribuirla con anticipación entre los participantes. Al hacer esto, se asegura que todos lleguen al encuentro con una idea clara de lo que se espera discutir y lograr.

Además, seleccionar un moderador o líder para las reuniones de trabajo exitosas puede ayudar a mantener el enfoque y dirigir la discusión. Esta persona será responsable de guiar la reunión según la agenda establecida, dando espacio a todos para participar y asegurando que se cumplan los tiempos estipulados.

Tener toda la tecnología y materiales necesarios listos antes del inicio también contribuye al éxito. Esto incluye desde proyectores hasta acceso a documentos compartidos. La falta de preparación técnica puede interrumpir el flujo de las reuniones de trabajo exitosas y disminuir su eficacia.

Otra forma efectiva de prepararse es mediante:

  • Revisión previa de documentos o informes relevantes.
  • Aclaración de dudas con anticipación.
  • Confirmación de asistencia.
  • Evaluación rápida pre-reunión para ajustar últimos detalles.

Estructura de una Reunión Efectiva

Tener una estructura clara es vital para el desarrollo de reuniones de trabajo exitosas. Esto comienza con una agenda bien definida, que debe ser concisa pero completa, cubriendo todos los puntos clave sin dejar espacio a divagaciones innecesarias. Cada tema debe tener asignado un tiempo específico para su discusión, promoviendo así un diálogo eficiente.

Durante las reuniones de trabajo exitosas, es importante designar roles específicos, como quien toma notas o quien lidera cada punto del orden del día. Esto ayuda a mantener el orden y asegura que todos los aspectos importantes sean cubiertos y documentados adecuadamente.

Incluir momentos para pausas breves en reuniones largas también puede aumentar significativamente la productividad y atención. Estas pausas permiten a los participantes recargar energías y volver al encuentro más enfocados. Las reuniones de trabajo exitosas reconocen la importancia del bienestar humano en el proceso.

Puntos clave para estructurar mejor incluyen:

  • Distribución equitativa del tiempo por tema.
  • Inclusión de rondas rápidas para opiniones o preguntas.
  • Pausas programadas en reuniones extensas.
  • Cierre con resumen y asignación clara de responsabilidades futuras.

Técnicas para Mejorar el Diálogo

Mejorar el diálogo es fundamental para conseguir reuniones de trabajo exitosas. Una técnica efectiva es fomentar un ambiente donde todas las opiniones sean valoradas igualmente, promoviendo así una participación más activa. El respeto por las intervenciones ajenas incrementa la calidad del diálogo y facilita encontrar soluciones consensuadas.

Otra técnica útil es la pregunta abierta; esto anima a los participantes a compartir sus pensamientos más ampliamente, enriqueciendo las reuniones de trabajo exitosas. Preguntar no solo «¿qué?» sino «¿cómo?» y «¿por qué?» profundiza el análisis y abre nuevas vías para solucionar problemas.

Hacer uso adecuado del lenguaje no verbal también juega un papel crucial en las reuniones de trabajo exitosas. Gestos afirmativos, contacto visual y una postura abierta pueden hacer que las personas se sientan más cómodas para expresarse, mejorando así la calidad del diálogo entre los participantes.

Estrategias adicionales incluyen:

  • Fomentar feedback constructivo entre participantes.
  • Utilizar técnicas como «la lluvia de ideas» para generar creatividad.
  • Mantener un tono positivo incluso en desacuerdos.
  • Promover breves resúmenes por parte de diferentes integrantes para asegurar comprensión mutua.

El Papel del Líder en la Reunión

El éxito de las reuniones de trabajo exitosas depende en gran medida del papel que juega el líder antes, durante y después de estas. Un líder efectivo no solo guía la conversación hacia los objetivos establecidos, sino que también se asegura de que todos los participantes tengan la oportunidad de expresar sus opiniones y contribuciones. La preparación previa y una agenda clara son fundamentales para dirigir el curso de la reunión.

Además, durante las reuniones de trabajo exitosas, el líder debe ser capaz de manejar conflictos y desacuerdos de manera constructiva, promoviendo un ambiente donde el respeto mutuo prevalezca. La capacidad para sintetizar puntos clave y asignar tareas claramente es esencial para avanzar hacia los objetivos del equipo.

La empatía y la habilidad para motivar al equipo también son cualidades cruciales en un líder durante las reuniones de trabajo exitosas. Entender las preocupaciones del equipo y abordarlas adecuadamente puede aumentar significativamente la productividad y cohesión del grupo.

Finalmente, algunas estrategias efectivas para liderar reuniones de trabajo exitosas incluyen:

  • Definir objetivos claros para la reunión.
  • Promover la participación activa de todos los miembros.
  • Gestionar eficientemente el tiempo asignado.
  • Proporcionar feedback constructivo post-reunión.

Seguimiento Post-Reunión

El seguimiento post-reunión es un componente crítico para asegurar la efectividad y continuidad de las reuniones de trabajo exitosas. Este proceso permite verificar que todas las tareas asignadas se estén llevando a cabo según lo acordado y ayuda a mantener el impulso del equipo hacia el logro de los objetivos.

Dentro del seguimiento, es vital enviar un resumen o acta de la reunión que incluya los puntos discutidos, las decisiones tomadas y las tareas asignadas. Esto asegura que todos los participantes estén al tanto del progreso y comprendan claramente sus responsabilidades post-reunión, contribuyendo así a las reuniones de trabajo exitosas.

Otro aspecto importante es establecer un mecanismo de retroalimentación donde los miembros del equipo puedan expresar sus opiniones sobre la eficacia de la reunión. Esto puede llevar a mejoras continuas en cómo se conducen las reuniones de trabajo exitosas.

Estrategias clave para un seguimiento efectivo incluyen:

  • Mantener una comunicación abierta y constante con el equipo.
  • Utilizar herramientas digitales para monitorear el avance de tareas.
  • Fijar fechas límite realistas para el cumplimiento de objetivos.
  • Reconocer públicamente los logros individuales y colectivos.

Uso de Tecnología en Reuniones

La tecnología ha transformado radicalmente cómo se realizan las reuniones de trabajo exitosas, permitiendo mayor flexibilidad y eficiencia. Herramientas como videoconferencias, software colaborativo y aplicaciones móviles facilitan la participación remota, asegurando que todos los miembros puedan contribuir sin importar dónde se encuentren.

Aprovechar estas tecnologías no solo mejora la accesibilidad sino que también puede incrementar la productividad durante las reuniones de trabajo exitosas. Por ejemplo, el uso compartido de pantallas permite a los participantes visualizar presentaciones o documentos en tiempo real, fomentando una discusión más interactiva y profunda.

Sin embargo, es crucial elegir las herramientas adecuadas que se ajusten a las necesidades específicas del equipo y garantizar que todos los participantes estén familiarizados con su uso. La capacitación previa puede ser necesaria para maximizar los beneficios tecnológicos en las reuniones de trabajo exitosas.

Herramientas recomendadas para mejorar las reuniones incluyen:

  • Sistemas de videoconferencia como Zoom o Teams.
  • Herramientas colaborativas como Slack o Trello.
  • Software para compartir documentos como Google Docs o Microsoft 365.
  • Aplicaciones para gestión del tiempo como Asana o Monday.com.

Gestión del Tiempo en Reuniones

La gestión eficiente del tiempo es fundamental para conducir reuniones de trabajo exitosas. Establecer una agenda clara con tiempos asignados a cada punto a discutir ayuda a mantener el enfoque y asegura que todos los temas importantes sean tratados sin extenderse innecesariamente.

Durante la reunión, es importante que el líder controle activamente el tiempo dedicado a cada tema, evitando desviaciones prolongadas que puedan consumir minutos valiosos. Esto contribuye directamente al éxito de las reuniones de trabajo exitosas, permitiendo cubrir todos los puntos necesarios dentro del tiempo estipulado.

Incorporar pausas breves en reuniones largas también puede mejorar significativamente la atención y productividad del equipo. Estos momentos permiten a los participantes recargar energías y regresar al encuentro con una mente más clara, lista para seguir contribuyendo efectivamente a las reuniones de trabajo exitosas.

Técnicas útiles para una gestión del tiempo efectiva incluyen:

  • Priorizar temas según su importancia e impacto.
  • Usar temporizadores para limitar la duración de cada tema discutido.
  • Incluir tiempos específicos para preguntas y respuestas al finalizar cada punto.
  • Fomentar la puntualidad al inicio y conclusión de la reunión.

reuniones de trabajo exitosas

Preguntas Frecuentes

¿Cómo puedo asegurar el éxito de una reunión de trabajo?

Para asegurar el éxito, es fundamental establecer objetivos claros, preparar la agenda con anticipación y promover la participación activa de todos los asistentes.

¿Qué técnicas puedo utilizar para mejorar el diálogo en las reuniones?

Utilizar técnicas como la escucha activa, hacer preguntas abiertas para fomentar la discusión y asegurarse de que todos los participantes tengan la oportunidad de expresarse.

¿Cuál es el papel del líder durante una reunión de trabajo?

El líder debe facilitar la discusión, mantener el enfoque en los objetivos de la reunión, gestionar el tiempo eficazmente y asegurar que se tomen decisiones claras.

¿Cómo se puede hacer un seguimiento efectivo después de una reunión?

Es importante resumir los puntos clave y las decisiones tomadas durante la reunión, asignar responsabilidades específicas y establecer plazos para el seguimiento de acciones.

Conclusión sobre reuniones de trabajo exitosas

En resumen, las reuniones de trabajo exitosas son fundamentales para el progreso y la eficiencia de cualquier equipo o empresa. Lograrlo implica una preparación adecuada, establecer objetivos claros, fomentar la participación activa y asegurar un seguimiento efectivo. Al aplicar estas prácticas recomendadas, se puede maximizar el tiempo invertido en reuniones, promover un ambiente colaborativo y alcanzar los resultados deseados de manera más eficiente. Recordemos que el éxito de las reuniones no solo depende de la planificación previa, sino también de la capacidad para adaptarse a las dinámicas del grupo y gestionar eficazmente el tiempo y los recursos disponibles.

[justify]Vamos a dejarlo claro desde el inicio. Prepararse bien para una reunión es el 50% de las razones de éxito de la reunión.[/justify]
[justify][/justify]
[justify]Pero ¿qué es prepararse para una reunión? ¿Hacer una agenda y circularla previamente a todos los asistentes? En parte, pero no únicamente. Existen varias opciones adicionales a preparar que revisten igual o superior importancia a la agenda.[/justify]
[justify][/justify]
[h2]1. Defina un objetivo claro, único y significativo para la reunión.[/h2]

En el ámbito empresarial, las reuniones son una parte fundamental para la toma de decisiones, la generación de ideas y la coordinación de equipos. Sin embargo, muchas veces las reuniones pueden resultar poco efectivas si no se establecen objetivos claros desde el principio.

Definir objetivos claros en las reuniones es fundamental porque permite tener un enfoque claro y evitar que se pierda tiempo en discusiones innecesarias o en temas que no son relevantes. Cuando los participantes de una reunión conocen el propósito y los objetivos específicos a conseguir, se pueden enfocar en las tareas y los temas relevantes, lo cual aumenta la productividad y eficacia de la reunión.

Los objetivos claros también facilitan la medición del éxito de la reunión, ya que se pueden evaluar los resultados en función de lo que se esperaba lograr. Además, establecer objetivos claros ayuda a todos los participantes a estar alineados y comprometidos con el propósito de la reunión.

En resumen, definir objetivos claros en las reuniones es esencial para aumentar la productividad, evitar la dispersión de temas irrelevantes y lograr resultados concretos.

[h2]2. Pasos para establecer metas concretas en la gestión de la reunión[/h2]

La gestión efectiva de una reunión comienza con la definición de metas concretas y alcanzables. Estos son los pasos clave para establecer metas claras en la gestión de una reunión:

[b]Paso 1: Identificar el propósito de la reunión: [/b] Antes de iniciar la planificación de la reunión, es importante identificar el propósito principal de la misma. ¿Qué se espera lograr en la reunión? ¿Cuál es el tema o problema principal a tratar? Estas preguntas ayudarán a definir el propósito y establecer metas concretas.

[b]Paso 2: Definir objetivos específicos: [/b] Una vez que se ha identificado el propósito principal de la reunión, es necesario desglosarlo en objetivos específicos y alcanzables. Los objetivos deben ser claros, medibles y realistas para que puedan ser evaluados al final de la reunión.

[b]Paso 3: Establecer un tiempo límite: [/b] Es fundamental establecer un tiempo límite para cada objetivo de la reunión. Esto ayuda a enfocar la discusión y evita que se prolongue más de lo necesario.

[b]Paso 4: Comunicar y acordar los objetivos: [/b] Una vez que se han establecido los objetivos, es importante comunicarlos claramente a todos los participantes de la reunión. Además, es recomendable obtener el acuerdo y compromiso de los participantes para lograr los objetivos establecidos.

[size=4]3. Analizar las posibles desviaciones que pueden ocurrir y prevenir las soluciones a aplicar.[/size]

Si crees que la reunión no tendrá desviaciones, estás abordando el proceso de preparación para la reunión con inocencia por lo menos, si no es que con cierto grado de inexperiencia. La mejor forma de resolver las desviaciones es evitar que ocurran, lo uqe no siempre es posible. Así que la segunda mejor forma de resolverlas es prevenirlas y saber qué hacer cuándo se presenten. Si conoces las dinámicas y problemas sistémicos de la organización para la que trabajas, copncer cómo se puede desviar una reunión no debe de ser problema para ti. Si no estás familiarizado con estas dinámicas complejas, ya sabes en qué usar tu tiempo previo a la reunión.

[size=4]4. Preparar de antemano las vacunas necesarias para mantener la reunión dentro de lo planificado.[/size]

Vacunar, además de ser un importante avance de la medicina, es una técnica efectiva cuando de mantener las reuniones en tiempo y forma se trata. La vacunación consiste en anticipar las desviaciones al plan que pudieran ocurrir y desmontarlas desde antes de que sucedan. Por ejemplo, si yo sé que cuando se toca un tema de ventas inevitablemente se va a derivar hacia un asunto en operaciones, puedo empezar la reunión diciendo que derivar el asunto de ventas a operaciones es una muestra de poca creatividad o ganas de resolver el problema. Hazto seguido, buscaría que los participantes estuviesen de acuerdo con mi afirmación y, ¡vacunados! Esta técnica se puede usar con los clientes que plantean objeciones o en política, área en la cual me sorprende lo poco y mal que usan esta técnica tan útil para, al menos, ahorrra tiempo y dinero.

5. Analiza a los participantes y anticipa sus probables respuestas para controlarlas y dirigirles hacia el objetivo definido.

Sin duda, conocer a los participantes en aspectos tales como su grado de participación, su carácter, sus personalidades, su capacidad de expresarse con claridad y muchas otros rasgos personales, puede ayudarnos, y mucho, a mantener la reunión por buen camino y alcanzar el mejor resultado posible. Es importante que el líder de la reunión muestre suficiente empatía con los participantes para poder impulsar conductas necesarias sin herir sensibilidades. El líder de la reunión debe de ser un gran comunicador, un excelente mediador, una extraordianrio motivador, tremendamente organizado y mentalmente estructurado si quiere que el resultado de la reunión borde la excelencia.

En resumen, preprarse para una reunión es tan importante como realizarla y saber conducirla. Establecer metas concretas en la gestión de una reunión es esencial para tener un enfoque claro, lograr resultados específicos y aumentar la productividad de la reunión. Pero si llegamos con la preparación insuficiente o inadecuada, dificilmente alcanzaremos los objetivos deseados. Prepararse para una reunión incluye el proceso de establecer metas, identificar el propósito, definir objetivos específicos, establecer un tiempo límite y comunicar/acordar los objetivos con los participantes. Además de una buena carga de psicología social y personal. Casi nada.

Cómo el manejo efectivo de las expectativas y una adecuada comunicación nos servirá para evitar malentendidos y conflictos.

1. Introducción: La importancia de una comunicación eficaz en la prevención de conflictos

Cuando se trata de evitar malentendidos y conflictos, la comunicación efectiva juega un papel fundamental. El compromiso con los resultados depende en gran medida de la claridad y precisión de las expectativas comunicadas. Sin una comunicación clara, las posibilidades de que surjan malentendidos aumentan drásticamente, lo que puede conducir rápidamente a conflictos y frustraciones.

Una comunicación efectiva no solo ayuda a establecer expectativas realistas y alcanzables, sino que también fomenta relaciones fuertes y de confianza entre las partes involucradas. Al comunicar de manera efectiva nuestras expectativas, podemos evitar malentendidos, establecer una base sólida para una colaboración exitosa y garantizar que todos estén en la misma página desde el principio.

2. Comprender el poder de las expectativas claras y concisas

El compromiso con los resultados se fortalece cuando nuestras expectativas son claras y concisas. Es importante identificar y expresar claramente lo que esperamos de los demás y, al mismo tiempo, asegurarnos de comprender lo que los demás esperan de nosotros. Las expectativas claras ayudan a eliminar cualquier ambigüedad y permiten a todas las partes involucradas trabajar hacia un objetivo común.

Al establecer expectativas claras, evitamos malentendidos y promovemos un ambiente de trabajo más productivo. Las expectativas que se comunican de manera precisa y directa tienen más posibilidad de ser comprendidas y cumplidas, lo que reduce las posibilidades de conflictos y frustraciones innecesarias.

3. Identificar las posibles barreras de comunicación y su impacto en las expectativas.

Es importante identificar las barreras de comunicación que podrían obstaculizar la comprensión de las expectativas. Estas barreras pueden incluir diferencias culturales, barreras lingüísticas, suposiciones incorrectas o falta de claridad en el mensaje. Si no nos damos cuenta de estas barreras, nuestras expectativas pueden no ser comprendidas correctamente por las demás personas, lo que puede conducir a conflictos e insatisfacción.

Para evitar estos problemas, es esencial tener en cuenta las posibles barreras y adaptar nuestra comunicación en consecuencia. Esto puede implicar el uso de un lenguaje más sencillo y claro, hacer preguntas para asegurarse de que las expectativas se hayan entendido correctamente y mostrar empatía hacia las perspectivas y experiencias de los demás.

4. Estrategias para un manejo efectivo de expectativas realistas y alcanzables

Establecer expectativas realistas y alcanzables es fundamental para evitar conflictos y frustraciones. Al establecer objetivos realistas, consideramos las limitaciones y capacidades de todas las partes involucradas. Esto implica tener en cuenta factores como el tiempo, los recursos y las habilidades necesarias para lograr los resultados esperados.

Una estrategia efectiva para establecer expectativas realistas es desglosar los objetivos en tareas más pequeñas y alcanzables. Esto ayuda a evitar la sobrecarga de trabajo y permite un progreso constante hacia el resultado final. Además, es esencial comunicar claramente cualquier cambio o ajuste en las expectativas a medida que surjan nuevas circunstancias.

5. El papel de la escucha activa en la comunicación eficaz de las expectativas

La escucha activa desempeña un papel clave en la comunicación efectiva de las expectativas. Al escuchar con atención, mostramos respeto hacia los demás y demostramos un genuino interés en comprender sus perspectivas y necesidades. Esto crea un ambiente de confianza y comprensión mutua, lo que facilita la comunicación abierta y clara de las expectativas.

Cuando nos dedicamos a la escucha activa, podemos captar cualquier malentendido o pregunta que surja durante la comunicación. También nos permite hacer preguntas para aclarar cualquier punto confuso y confirmar que nuestras expectativas se han comprendido correctamente. La escucha activa fortalece las relaciones y minimiza la posibilidad de conflictos debido a malentendidos o interpretaciones erróneas.

Cuando nos dedicamos a la escucha activa, podemos captar cualquier malentendido o pregunta que surja durante la comunicación.

6. Utilizar técnicas de comunicación asertivas para transmitir expectativas con seguridad.

La comunicación asertiva es una habilidad esencial para transmitir nuestras expectativas de manera confiada y clara. Al ser asertivos, expresamos nuestras opiniones y necesidades de manera directa y respetuosa, sin violar los derechos de los demás. Utilizar técnicas de comunicación asertiva nos permite comunicar nuestras expectativas sin temor a represalias o a ser malinterpretados.

Para ser asertivos al comunicar nuestras expectativas, debemos practicar la claridad en nuestras palabras y utilizar un lenguaje conciso. También debemos ser respetuosos con los demás, escuchando sus perspectivas y respaldándolos en sus necesidades. La comunicación asertiva promueve un diálogo constructivo y abierto, lo que reduce la probabilidad de conflictos causados por expectativas mal comunicadas o interpretadas.

7. La importancia de la comunicación no verbal para transmitir expectativas.

No solo las palabras que usamos son importantes al comunicar nuestras expectativas, también debemos tener en cuenta nuestras expresiones faciales, gestos y postura corporal. La comunicación no verbal puede reforzar o contradecir nuestras palabras, por lo que es esencial estar conscientes de estas señales.

Cuando comunicamos nuestras expectativas, debemos prestar atención a nuestros gestos y expresiones faciales para asegurarnos de que estemos transmitiendo el mensaje correcto. Una postura abierta y receptiva puede demostrar apertura a diferentes perspectivas, mientras que una postura cerrada puede transmitir resistencia. Al ser conscientes de nuestra comunicación no verbal, podemos aumentar la efectividad de nuestras expectativas y evitar malentendidos innecesarios.

8. Utilizar herramientas de comunicación escrita para garantizar la claridad de las expectativas.

Además de la comunicación verbal, el uso de herramientas de comunicación escrita puede ser una forma efectiva de garantizar la claridad de las expectativas. Los correos electrónicos, las notas y los documentos formales pueden ser útiles para registrar y compartir información específica sobre expectativas y tareas.

Cuando utilizamos herramientas de comunicación escrita, debemos prestar atención a la claridad y concisión de nuestros mensajes. Es importante ser directos y asegurarnos de que nuestras expectativas estén claramente expresadas. Además, debemos estar disponibles para aclarar cualquier duda o malentendido que pueda surgir a través de la comunicación escrita.

9. Abordar los conflictos derivados de la falta de comunicación de las expectativas

A pesar de nuestros mejores esfuerzos, pueden surgir conflictos debido a malentendidos o comunicaciones deficientes de las expectativas. Cuando esto sucede, es importante abordar el conflicto de manera abierta y constructiva.

Para resolver estos conflictos, debemos estar dispuestos a escuchar a todas las partes involucradas y tratar de entender sus perspectivas. A través de la comunicación abierta y honesta, podemos identificar las áreas de conflicto y trabajar juntos para encontrar soluciones. La resolución de conflictos requiere empatía, flexibilidad y disposición para comprometerse, lo que nos permitirá avanzar hacia una colaboración más armoniosa y una comunicación efectiva en el futuro.

10. Consejos para la comunicación continua y la evaluación de las expectativas.

La comunicación y evaluación continuas de las expectativas son fundamentales para mantener relaciones fuertes y productivas. Aquí hay algunos consejos para asegurar una comunicación efectiva y una evaluación constante de las expectativas:

  • Mantener una comunicación abierta y frecuente con todas las partes involucradas.
  • Pedir retroalimentación regularmente para asegurarse de que las expectativas estén siendo cumplidas.
  • Ser flexible y estar dispuesto a ajustar las expectativas según sea necesario.
  • Reconocer y valorar los logros alcanzados en función de las expectativas establecidas.
  • Si surge un conflicto, abordarlo de inmediato y buscar una solución constructiva.

¡Comunica tus expectativas de manera efectiva y evita conflictos!

La comunicación efectiva de las expectativas es esencial para mantener relaciones sólidas y evitar conflictos innecesarios. Al establecer expectativas realistas, utilizar técnicas de comunicación asertiva, prestar atención a la comunicación no verbal y utilizar herramientas de comunicación escrita, podemos asegurarnos de que nuestras expectativas sean comprendidas y cumplidas.

Recuerda, la comunicación no es solo hablar, también implica escuchar y estar dispuesto a adaptarte. Al seguir estos consejos y mantener una comunicación clara y continua, puedes establecer [b]el compromiso con los resultados[/b] y fomentar un ambiente de trabajo armonioso y productivo.

¡Comienza a comunicar tus expectativas de manera efectiva hoy mismo!

Qué es un consultor. Es evidente que en la sociedad moderna hay sustantivos que se utilizan con indolencia y, las más de las ocasiones, con una impropiedad insultante. Eso ocurre sobre todo cuando usamos un verbo inespecífico y lo sustantivamos.

Dibujo a lápiz de Don Quijote
Nolan Bushnell

«El ingrediente básico es mover ese trasero y empezar a actuar. Es tan simple como eso. Muchas personas tienen ideas, pero pocas deciden hacer algo al respecto hoy. No mañana. No la próxima semana. Hoy. El verdadero emprendedor no es un soñador, es un hacedor».

Nolan Bushnell, creador del videojuego ATARI

Por ejemplo, del verbo opinar, verbo que no tiene significado preciso, surge el sustantivo opinión. Del verbo amar, surge el sustantivo amor, otra palabreja de imposible definición. Y del verbo consultar, surge la palabra consulta, y a quien se le consulta se le llama consultor.

En política, el uso de estas palabras denominadas nominalizaciones es perverso, alevoso e indecente. Cuando llamamos a alguien fascista, sabiendo que esa palabra, Fascismo, no tiene una definición precisa, estamos abusando indecentemente de la vaguedad de la palabra.

Lo mismo pasa con palabras como comunista, esos que comparten lo público pero no lo propio, conservador, si acaso aplicable al director de algún museo, o neoliberal, como si no se pudiera ser liberal y nuevo al mismo tiempo, y me refiero a cuando se usa de manera despectiva.

Regresando a la palabra consultor, nos encontramos con un uso tan descabelladamente impropio que ser consultor, puede simple y llanamente no significar nada. Nada en absoluto. Por eso se usa para casi todo.

Con facilidad hoy en día, puedes encontrar que un consultor es el que vende contratos de energía eléctrica, con engaños en muchas ocasiones, el que da consejos de belleza, el que conoce cómo desarrollar algún tipo de software de aplicación empresarial, el que ahora prefiere llamarse y ser llamado Coach, etc.

Reconozco que yo tampoco tengo la definición absoluta de la palabra consultor, pero algo sé de ello, por lo que me voy a atrever a decir qué es y qué no es un consultor, según mi opinión únicamente. Empecemos, para ser lo más natural posible, por lo negativo definiendo qué no es un. Vamos, qué no te hace consultor.

Lo que no es ni te hace consultor.

  1. Un título académico no te hace consultor, como tampoco te hace profesor, por mucho que sepas al respecto de la materia que te piden enseñar. Reducir un consultor a un título académico o un profesor a sus conocimientos es una reducción al absurdo de ambas profesiones. Desafortunadamente, demasiado frecuentes. Ambos, consultor y profesor, requieren algo más que conocimientos y ese algo más se llama vocación. Por cierto, esta última palabra de imposible definición también. Lo lamento.
  1. Haber sido un alto directivo o directiva de una organización importante en tamaño, tampoco te hace consultor. Te puede hacer una especie de espía industrial, conocedor de mejores prácticas de algún sector específico de la industria o, simplemente, un nuevo directivo a quien no hay que enseñarle mucho antes de que se ponga a trabajar.
  1. Dar consejos en el campo que sea no te hace consultor, solo te hace consejero.
  1. Vender algo no requiere que seas consultor, ya que, por definición, si vendes algo tu percepción acerca de ese algo ya no es objetiva por lo que tu opinión no cuenta. No eres alguien a quien consultar con confianza suficiente como para hacerte caso.

Qué sí puede hacerte pasar por consultor y, además, parecerlo.

  1. Desde luego, vocación. Como ya he dicho, es una palabra complicada de definir. Imposible, de hecho. Perro se ve en la cara de una persona cuando disfruta lo que hace. Hace años, al llegar a vivir a España por segunda vez, escribí un artículo acerca de los autónomos, esos empresarios independientes a quienes, en España, nadie ayuda.

Me daba yo cuenta de que, en plena crisis, muchos desempleados decidían emprender, pero sola hasta conseguir un nuevo trabajo fijo, momento en el que el emprendimiento se iba al baúl de los recuerdos. No eran emprendedores por vocación sino porque no les quedaba otra. No tenían vocación de emprender. Y se notaba.

consultor

De la misma forma, un consultor que disfruta con su trabajo lo muestra de forma evidente en su mirada inquisidora que busca áreas de oportunidad en todo lo que observa. Un Consultor que se precie, hasta en la fila del banco detecta ineficiencias, procesos que no agregan valor o mejores prácticas. Ya ni se diga en una oficina de gobierno, donde su conducta es parecida a la de cualquier vampiro en presencia de luz.

  1. Un método. El método no hace al consultor, pero lo distingue. Una empresa de consultoría que quiera diferenciarse en el mercado debe de tener un método propio y una identidad definida. Es exactamente igual en el caso de los coaches, en los que la experiencia como única distinción, no es suficiente.
  1. Experiencia. Desde luego, si se cuenta con un método y la vocación adecuada, la experiencia sí es importante. El título universitario es, por supuesto, importante también, aunque no lo más. No sé si imprescindible. Conocí enormes consultores, capaces de transformar organizaciones complejas, sin título universitario alguno. Cargados con un gran sentido común y un método eficaz, eran capaces de resultados sorprendentes. Si se necesita alguien muy técnico en algo, mejor contratarlo como empleado y no como consultor. Los mejores expertos en cualquier sector de la industria ya trabajan como empleados en dichas industrias. Que un consultor llegue diciendo saber más que los que ya están, es la fórmula perfecta para el rechazo y el fracaso del proceso de cambio.
  1. Además de conocimiento de un método, el consultor de raza pura, muestra evidentes habilidades sociales, entre las que destacan la capacidad de comunicarse asertivamente, la habilidad para persuadir e influir en la conducta de los demás o trabajar en equipo, aun con personas que piensan muy diferente. También requiere de altas dosis de automotivación, ya que, en circunstancias normales, casi todos los consultores trabajan en base a resultados. Y hago énfasis en la palabra “trabajan”, no “cobran”. Esto último, cobrar de los resultados, es un error de principiante o un lujo que sólo determinadas consultoras, fiscales o energéticas, por ejemplo, se pueden dar.

Ser consultor ha sido la pasión de mi vida, teniendo, en ocasiones, que hacer caso omiso del canto de las sirenas de un cliente que me quería contratar como empleado, porque le había gustado mucho mi trabajo de consultor. No te engañes. Lo que logras como consultor no lo logras como empleado. Hubiera sido cuestión de tiempo empezar a decepcionar y a escuchar “no resultó tan efectivo como pintaba”.

Ni son todos los que están, ni están todos los que son. Otro refrán: son muchos los llamados, pero pocos los elegidos. Ambos refranes los aprendí de un consultor.

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El episodio de consultoría que vamos a ver a continuación se titula:

Dame una moneda, tengo que tomar una decisión de dos millones.

En este episodio analizaremos la importancia del instinto en los procesos de tomar decisiones, tanto empresariales como personales. Los tiempos modernos nos han hecho abandonar el us del instinto, razón por la que, cada vez, tomamos peores decisiones en nuestras vidas. Al abandonar el instinto, hemos cortado nuestra relación divina y de origen con la sabiduría universal. Aprendamos a retomar esta insustituible relación para hacer de este mundo, un mundo mejor.

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El proceso que seguimos es el siguiente y, para exponerlo de manera breve, me limitaré a presentar los pasos del proceso sin transcribir las conversaciones que mantuvimos el gerente y yo:

Paso 1: plantear un objetivo retador. La creatividad huye de la mediocridad de objetivos como un ratón de un gato. Se escapará y no habrá manera de atraparla. Además, no tiene sentido porque para un objetivo mediocre ya existen con seguridad miles de maneras de obtenerlo por lo que no vale la pena gastar materia gris en algo que ya está resuelto. La creatividad es estimulada por metas grandiosas, objetivos retadores, proyectos de futuro trascendentes.

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En el capítulo anterior…

Un gerente de un hotel lanza al consultor un reto que, según su experta opinión, no tiene solución porque ya lo han intentado todo y nada ha funcionado. Entonces fue cuando el dueño habló. En este capítulo conoceremos cuál es el problema por solucionar y aprenderemos a aplicar una técnica de solución de problemas nada creativa pero que sí genera resultados creativos.

Continuamos…

William James, el gran humanista norteamericano de principios del siglo XX, dijo que si queremos cambiar algo debemos de hacerlo rápida y muy notoriamente. Las palabras del dueño esa tarde, en la reunión de revisión semanal del proyecto en el hotel no fueron rápidas, pero si fueron notoriamente impactantes, lo que, a veces, es más que suficiente.

Consciente de que su estilo de mando, controlador y firme, le había resultado eficaz para llevar el hotel de una situación de quiebra técnica a tener beneficios en los cinco años que llevaba administrándolo, no intentó ni por un instante modificar ese estilo personal cuando mencionó las palabras que, finalmente, supusieron un cambio importante en la manera en que habíamos estado relacionándonos con el gerente del hotel.

Con gesto serio y voz profunda, nos miró a todos, aunque en especial al gerente, y dijo: “Vamos a hacer una cosa. Te puedo despedir ahora -dijo mirando al gerente- por no poder mejorar lo que estás gestionando o te puedo despedir después, si es que encuentran alguna solución nueva, la aplican y resulta que sí funciona. De todas formas, te despido. Y si encuentran algo nuevo y no funciona, te despido igualmente, por no haber usado el recurso de los consultores con eficacia”.

Con la cara pálida y la mirada algo dislocada, el gerente, sorprendido, daba muestras de no saber qué decir. El reto que nos había lanzado a los consultores era realmente tonto, pero tonto del todo y para siempre, no para un rato, como dice el humorista español José Mota. Y era tonto porque, probablemente sin querer, estaba reconociendo su propia incompetencia. Lo cierto es que todos tenemos momentos de tontería en nuestras vidas, porque si algo yo sabía con certeza acerca del gerente era que tonto no era.

“¿Estás hablando en serio?, alcanzó a balbucir, visiblemente nervioso.

“Siempre hablo en serio”, replicó el dueño. “Pero te propongo otra cosa también. Te propongo que lo intenten con todas sus fuerzas, que busquen que sí funcione lo que sea que encuentren y que, si finalmente fallan, que al menos no quede ninguna duda de que lo intentaron y, a lo mejor te despido. O no, porque por lo menos habrán aprendido varias formas nuevas de cómo no se puede mejorar la eficiencia y la calidad de las camaristas. ¿Cómo era esa historia de Rockefeller y el ejecutivo que había perdido miles de dólares?”, me preguntó a mí directamente”.

Porque ese era el reto, la eficiencia y calidad del trabajo de las camaristas. Y la historia de Rockefeller se la había compartido yo la tarde anterior y se trataba de un ejecutivo que le había hecho perder al gran magnate varias centenas de miles de dólares, ante lo cual el ejecutivo le presentó la renuncia irrevocable. Al recibir la renuncia y sin aceptarla, Rockefeller pronunció unas palabras que pasarían a la posteridad: “Pero ¿cómo voy a aceptar la renuncia si acabo de gastar cientos de miles de dólares en su educación? Ande, váyase a su puesto y recupere lo perdido”.

Después de recordarle la historia de Rockefeller, el gerente y yo nos pusimos de acuerdo para iniciar el proceso de solución de problemas inmediatamente a la mañana siguiente. Como era natural y para conocer de primera mano el servicio del hotel, me encontraba hospedado en el edificio principal.

Al día siguiente, ya más calmado y sabiendo que su jefe sí hablaba en serio, pero no tan en serio, comenzamos a revisar el proceso de solución de problemas.

“Te explico los pasos, pero antes quiero hacerte un comentario que me parece, por lo menos, gracioso -le dije al gerente en un tono ciertamente muy coloquial- Tus camaristas -continué- tienen una oficina de operaciones donde generalmente se encuentra el ama de llaves, la jefe general de las camaristas. En esa oficina tienen un pizarrón en la pared en la que anotan cosas a considerar en relación con la limpieza y servicio a las habitaciones. Nada que no sepas ya. Lo que me llama la atención es que cuando llega un huésped importante anotan en el número de su habitación la palabra VIP, lo que significa que se le debe de tratar con más cuidado. De nuevo, nada que no sepas ya. Pues bien, a nosotros, los consultores nos han colocado una anotación que dice CASI VIP. Y quería preguntarte- dije sonriendo- ¿qué significa CASI VIP?”

El gerente del hotel no esperaba mi pregunta y, como consecuencia, quedó mudo. Noté su perplejidad mientras pensaba cómo contestarme sin, supongo yo, hacerme sentir mal.

“Sí, lo sé, ya lo he visto -contestó, y no quise corregirlas. Pero no es algo que yo les haya pedido o indicado. Ellas saben que las están evaluando y están en un dilema. Por un lado, les quieren agradar a los consultores, pero por otro no les agrada ser evaluadas y quieren mostrar que no les tienen miedo. Este dilema lo resuelven con el “casi” y asunto concluido.”

“La verdad es que nos da igual -comenté. Casi VIP es suficiente para nosotros”. Aunque la realidad es que me hubiera gustado ser cliente VIP para entender las diferencias entre un cliente normal y uno VIP y ser más preciso en mi diagnóstico. Únicamente por razones profesionales, porque la verdad, ser tratado como VIP ni me importa.

Y ya despejada la situación, nos metimos de lleno en el proceso de generar respuestas creativas para un problema aparentemente complicado. El proceso que seguimos es el siguiente y, para exponerlo de manera breve, me limitaré a presentar los pasos del proceso sin transcribir las conversaciones que mantuvimos el gerente y yo:

Paso 1: plantear un objetivo retador

Paso 2: Descubrir y cuestionar las creencias negativas más importantes acerca de la factibilidad de la meta

Paso 3, buscar creencias posibilitadoras

Paso 4, buscar alternativas de solución.

Los pasos 5, 6 y 7, tienen que ver con poner en práctica las soluciones alternativas encontradas.

En el siguiente episodio revisaremos el significado de cada paso de proceso y veremos la solución final creativa que transformaba radicalmente la forma de trabajar de las camaristas. Lo que el gerente llamó “una sorpresa creativa”.

Bienvenido a un nuevo podcast de Francisco Senn, dentro de su serie Episodios de consultoría. En este podcast hablaremos del concepto «Pensar fuera de la caja», y en él exploraremos el cómo procesos de pensamiento sistemáticos nos pueden generar y desarrollar soluciones creativas a problemas añejos.

Muchas gracias por escuchar y comencemos…

Fue Anthony Robbins quien me enseñó un principio de la influencia que funciona una y otra vez. Tony decía que, si queremos influir en los demás, debemos de conocerlos profundamente. Y entre las cosas que debemos de conocer de las personas en quienes queremos influir se encuentran sus valores personales, sus creencias, sus emociones más frecuentes, lo que los hace sentirse orgullosos, etc.

Y un lugar muy especial, solía decir Tony, lo ocupaban, dentro de ese espectro de cosas a conocer, los maestros.

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En el episodio pasado…

El gerente de alimentos y bebidas aparece sorpresivamente y solicita estar presente en una reunión de revelación de áreas de oportunidad al dueño de una cadena hotelera en torno a unas puntas de filete al chipotle. Una tormenta perfecta se estaba fraguando. En este episodio, el consultor revelará el secreto en la gestión que le fue enseñado por su antiguo jefe Bill.

Y entonces…

Juan, el propietario, le indicó con un gesto al gerente, Mario, que podía sentarse e inmediatamente le dijo, “Cómo ves Mario, que nos roban en los bares”.

“Ja -sonrió Mario-, esa historia ya me la sé. Lo que me interesa es saber cómo lo podemos evitar. Personalmente creo que es imposible eliminarlo. Tendría que estar con ellos 24 horas al día y eso es imposible”, comentó.

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En el episodio anterior…

Una reunión en el restaurante de un hotel para descubrir las áreas de oportunidad en la gestión de la cadena de hoteles a su dueño, en torno a unas exquisitas, aunque de origen cuestionable, puntas de filete al chipotle.

El ambiente se iba caldeando ante la inminente revelación de áreas de oportunidad de los hoteles, razón principal de la reunión. Aunque algunas personas, de ego grande y descontrolado, no aceptan estos comentarios con amabilidad y apertura, yo pensaba que Juan reaccionaría diferente y estaría atento a mis hallazgos con entusiasmo, ese entusiasmo del que sabe y acepta que todo se puede siempre hacer mejor.

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