Tiempo muerto oculto, el gran secreto de la productividad

Hice mi primer diagnóstico de productividad en España, allá por 1994.

Recuerdo haber visto a las 30 personas del departamento trabajando sin parar por más de 8 horas. Nadie levantó la cabeza del escritorio, nadie interactuó con otra gente más allá de lo razonable.

Se puede decir, sin lugar a duda, que todos en esa sala estaban trabajando al 100% de su capacidad. No hay lugar para mejorar la eficiencia en este tipo de departamentos. Y, sin embargo, más de la mitad del tiempo empleado era desperdicio.

¿Cómo es posible que uno observe a alguien trabajando sin parar y llame a eso desperdicio? Bueno, es posible, muy posible, pero solo para los que saben identificar el tiempo muerto oculto.

Existen dos tipos de “tiempo muerto”, o trabajo improductivo o tiempo perdido: el obvio y el oculto. Solo los grandes directores son capaces de ver el oculto. El obvio lo ve cualquiera.

Se requiere de alguien altamente dotado para la observación y la perspicacia para detectar el tiempo muerto que no es obvio, que se escapa a la percepción natural del ser humano y entra en los dominios de la percepción entrenada.

¿Es importante el tiempo muerto oculto? Si representa el 50% de los costes de mano de obra tal vez es importante. Pero la mayoría de los directivos que conozco ni siquiera sospechan de su existencia.

Simplemente ven a la gente trabajar y asumen que todo va bien. Muy cerca de lo que pasaba en el siglo XIX. Vamos, la mayoría de las empresas calculan la cantidad de personas necesarias en un proceso concreto basados en su percepción de “se ven saturados de trabajo”. Si la percepción, hago hincapié en la palabra percepción, es que no se dan a basto, entonces, y solo entonces, se contrata a alguien más. En otras ocasiones solo se contrata a alguien más en caso de fallecimiento de uno de los actuales, quienes absorberán cualquier incremento de trabajo ilimitadamente.

Lo que ocurre es que, según nuestros estudios, más de la mitad del tiempo trabajado es improductivo y entraría sin problema en la definición de tiempo muerto oculto. Es tiempo improductivo que no era necesario de usar si todo hubiese salido bien a la primera, como deseaba el buen Deming hace ya varias decenas de años.

¿Se puede identificar el tiempo muerto oculto? Por supuesto. Estas son unas claves:

1. Variaciones en la producción (más conocido como “pacing”).

Un día hago 20 (de lo que sea) y al siguiente 10. Será mi culpa o no, eso no importa. Lo que eso representa es que el día que hice 10 trabajé menos. Y no es aplicable únicamente a las operaciones de manufactura sino a cualquier proceso de trabajo, ya sea manual o administrativo o comercial.

2. Retrabajo.

Hago algo, como ver a un cliente o realizar cualquier tarea. Si no lo hice bien a la primera lo tendré que repetir. Está bien, el que lo repitió no tiene la culpa, vale. Pero a mí no me importa porque el hecho es que se utilizó el doble, o triple o cuádruple, de tiempo para el mismo resultado.

3. Trabajo inútil, inventado o innecesario.

Queremos justificar nuestra existencia en un puesto de trabajo, sobre todo en momentos de incertidumbre y de crisis. Seguramente sin quererlo, pero somos capaces, los humanos, de crear situaciones en las que hacemos falta. Situaciones innecesarias o inventadas, problemas nuevos, casos inesperados.

El padre del management moderno

No hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto”.

Peter Drucker

Los jefes son también muy importantes en el proceso de inventar y pedir información, por ejemplo, que no sirve para mucho. Se requiere una alta dosis de auto conocimiento y responsabilidad personal para aceptar este hecho. De los cientos de directivos que he conocido en mi vida, solamente un par de ellos me han llegado reconocer que solicitaban información para lo que en inglés se denomina “covering your ass”. Es decir, información que no permitía mejorar las decisiones tomadas o a tomar, pero sí permitía, si la compraban los superiores, dormir mejor unas cuantas noches más.

Si la labor de un directivo en una empresa es hacer cosas que nadie más pueda hacer, entonces su carrera profesional está terminantemente fulminada, porque jamás se moverá de esa posición o tendrá el tiempo contado. Si lo que hacen los directivos es resolver problemas y nada más que resolver problemas, su trabajo tiene caducidad, es decir, eventualmente serán sustituidos por una máquina.

Saber identificar el tiempo muerto oculto es una habilidad extraordinariamente escasa y valiosa, que todo directivo debe de dominar. Porque ahí, en identificar el tiempo muerto oculto, se encuentra la clave de la permanencia empresarial. Lo obvio lo identifica cualquiera y no cualquiera está diseñado para ser una empresa de clase mundial, de esas que se estudian en los masters y sirven de ejemplo a otras empresas.

Y en mi primer diagnóstico empresarial seguramente tuve tiempo muerto oculto, pero mi jefe no era tan listo como usted.